XPAT KnowIng innerbetriebliches Wissensmanagement

XPAT KnowIng ermöglicht datenbankgestützt die Organisation und Dokumentation des internen Wissens im Unternehmen. Nur wer dem Firmenwissen eine Struktur geben kann, wird effektiv und zielgerichtet das Wissen an die Mitarbeiter bringen können und über ein funktionierendes innerbetriebliches Wissensmanagement verfügen.

Wichtiger Grundsatz: Wissen muss aktuell sein!

Ganz wesentlich für den Umgang mit Firmenwissen ist es, dieses Wissen durch einen Workflow auf dem aktuellen Stand zu halten, wichtiges Wissen neu aufzunehmen und alten, unwichtigen Ballast auszusortieren. Es genügt keinesfalls das Wissen einfach einmal abzulegen. Das Wissen muss gepflegt werden. Dabei entsteht die Qualität der Wissensablage nicht nur durch die Informationsaktualität, sondern im Wesentlichen auch durch die Informationsauswahl an sich. XPAT KnowIng unterstützt diese Erfordernisse durch einen im System hinterlegten Workflow.

Erstellen und Pflegen von Wissensdokumenten

In XPAT KnowIng werden Wissensdokumente erschaffen, die bestimmten Bereichen zugeordnet werden und die einen "Dokumentpaten" erhalten, der sich um die Integrität und Aktualität der Dokumente programmgestützt kümmern muss. Dieser Pate muss sich um jene Dokumente, deren Patenschaft er übernommen hat, aktiv kümmern. Bei dieser Arbeit wird er von der Software XPAT KnowIng unterstützt. Zur Kontrolle müssen Prüfinstanzen das Wissensdokument freigeben, so dass man sich auf die Wissensdokumente inhaltlich verlassen kann.

Dokumente erstellen, die nachprüfbar gelesen werden müssen

Wissen benötigt jedoch nicht nur einen oder mehrere "Aufpasser", sondern auch die Akzeptanz der relevanten Zielgruppe. Hier kann viel Effektivität erreicht werden, in dem bestimmt wird, wer die betreffende Information ernsthaft lesen muss. In XPAT KnowIng wird der Personenkreis, der über das Dokument informiert sein muss, im Datensatz mit eingetragen und die Software sorgt dafür, dass die betreffenden Personen diese Dokumente auch tatsächlich lesen. Das macht den Umgang mit dem Wissen so effektiv, weil die Mitarbeiter tatsächlich das Wissen konsumieren, was sie benötigen. Und weil viel unnötiger Aufwand (Suchen, wo es das Wissen abrufbar ist, Fragen, wer etwas weiß etc.) vermieden werden kann, ist am Ende das System ein echter Kostenkiller.

Zeitersparnis durch hohe Verfügbarkeit und Aktualität des Wissens

Wenn Wissen zentral abgelegt, einheitlich zugänglich und stets aktuell ist, dann kann der komplette Geschäftsapparat optimal informiert sein und schlank arbeiten. Keine Doppelanlage von Dokumenten, keine Suche, wo man z.B. die aktuelle Version einer Information finden kann? Keine Rückfragen, was zu einer Messe mitzunehmen ist oder wo sich die Anleitung zu einem bestimmten Softwareprodukt befindet? Alles wird zentral abgelegt und von den Menschen „gewartet“, die sich mit der Materie wirklich auskennen. Niemand kann alle Dokumente in einem Betrieb alleine verwalten. Aber wenn jeder den Teil versorgt, der in seinem Bereich notwendig ist, so hat man in der Gesamtheit ein großes aktuelles Wissen, das einheitlich und transparent dem Abnehmer jederzeit zur Verfügung steht.