XPAT IP Meeting - das Tool zur Organisation von Patent Meetings

XPAT IP Meeting hilft bei der Organisation, Durchführung und Dokumentation von Meetings, in denen über Dokumente aus XPAT (Patente, Literatur), XPAT Akte, XPAT Trademark, XPAT Design, XPAT RecDoc oder XPAT Assessment beraten wird.

Kommunikation innerhalb der Entwicklerteams und mit der Patentabteilung

Was kommt eigentlich NACH dem Patentumlauf? Unternehmen, in welchen realisiert worden ist, wie wichtig, wie essentiell der eigene Umgang mit der betreffenden Patentsituation ist, betreiben in der Regel einen internen Patentumlauf. Oft wird dabei ein Gremium geschaffen, was über bestimmte zur Entscheidung anstehende Dokumente berät. Dabei können Dokumente kommentiert, Aufgaben für Gremiumsmitglieder vergeben und überwacht, sowie Sitzungsprotokolle generiert werden.

Wenn nun die Dokumente bewertet wurden, so stellt sich die Frage nach dem "Wie geht es nun weiter?", d.h. es stehen Entscheidungen über den Umgang mit wichtigen Patentdokumenten an. In den meisten Unternehmen ist das keine Frage nur für einen Einzelnen in der Patentabteilung, sondern meist Teamarbeit zwischen Entwicklern, Abteilungsleitung und Patentabteilung.

Koordination der eigenen Maßnahmen

Teamarbeit muss organisiert werden. Am besten bespricht man sich koordiniert in der Gruppe. XPAT IP Meeting sammelt die betreffenden Dokumente, über die man beim Meeting im Gremium reden möchte und lädt die einzuladenden Teilnehmer per E-Mail ein. Die angesprochenen Teilnehmerkandidaten können ganz einfach zu- oder absagen. Da die Einladung zum Meeting mit einer aussagekräftigen Agenda erfolgt, hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, sich auf das Treffen entsprechend in diesem Tool vorzubereiten.

Organisation sogenannter Patent-Meetings

Der Organisator legt Uhrzeit, Dauer, Ort, Thema und Datum der Veranstaltung fest. Nachdem der Teilnehmerkreis bestimmt wurde, können Dokumente aus den verschiedensten Bereichen dem Meeting zugeordnet werden. Das kann aus der betreffenden Datenbank heraus geschehen oder vom Meeting aus können Dokumente aus den Datenbanken zum Meeting übernommen werden. Ist nun soweit alles geplant, werden die Teilnehmer zusammen mit einer Agenda (beinhaltet auch die Dokumentenliste) eingeladen. Während der Veranstaltung wird die Teilnahme protokolliert. Nach Abschluss des Meetings kann dieses nachbearbeitet werden. Nach Abschluss wird ein Protokoll an die Teilnehmer versendet

Dokumentation der Meetings (Gremiumssitzungen) in XPAT

XPAT IP Meeting schließt die Lücke zwischen Patentumlauf und der Einleitung eines Einspruchsverfahrens, der Entscheidung, ein Schutzrecht fallenzulassen und der Initiierung der Entwicklung einer Umgehungslösung oder der Entscheidung zur Aufnahme von Lizenzverhandlungen. Oft geht es auch um die Feststellung, dass noch genauer und ausführlicher recherchiert werden muss. Alle diese Maßnahmen werden in XPAT IP Meeting dokumentiert. Diese Informationen stehen im Nachgang zur Verfügung.

• Direkte Verlinkung aller Dokumente mit ihren Meetings
• Dokumente aus dem Meeting heraus sichtbar und editierbar
• Definition von Aufgaben in Workflows, kontrolliert durch das System
• Elektronische Einladung per E-Mail, Zu- oder Absage via Link
• Neueinladung bei Verschiebung - Information bei Absage
• Anwesenheitsdokumentation - Protokollversand