XPAT RecDoc (Recherche und Dokumentation)

XPAT RecDoc ist ein Zusatzmodul zum XPAT System, in welchem durchgeführte Recherchen (die zugrundeliegende Strategie, die aktuellen Ergebnisse) systematisch dokumentiert werden können. Mit Hilfe der Dokumentation kann bei späteren Aufträgen viel einfacher ein geeigneter Einstieg in die Materie gefunden werden und durch das Fortschreiben der Ergebnisse kann insgesamt hinsichtlich des Zeitaufwandes als auch in Bezug auf den Erkenntnisgewinn sehr profitiert werden.

Systematisch dokumentierte Recherchen

Das Datenbankmodul XPAT RecDoc soll die Aufgabe erfüllen in der Patentabteilung anfallende Recherche- oder Evaluierungsaufgaben systematisch zu dokumentieren. D.h. die XPAT Anwender können Rechercheaufträge in die XPAT RecDoc einstellen, die dann von einer dazu beauftragten Person abgearbeitet werden. Wer kennt das Problem nicht, dass er eine Recherche durchführen soll bei der es bereits Erinnerungen gibt in der Art "das hatten wir doch schon einmal ... ". Aber nicht nur für solche Fälle ist die XPAT RecDoc ein hervorragendes Hilfsmittel, nein, man stelle sich vor, dass eine andere Mitarbeiterin bzw. ein anderer Mitarbeiter nun recherchieren soll, was bereits einmal recherchiert wurde. Doppelte Arbeit vermeiden aber auch auf bereits vorliegenden Ergebnisse aufbauen und nicht immer wieder bei null beginnen zu müssen, das ist der herausragende Nutzen dieses Moduls.

Interaktion zwischen Rechercheur und Auftraggeber

Bei Vorliegen erster Zwischenergebnisse können diese an den Auftraggeber der Recherche gesendet werden, um Klarstellungen und Präzisierungen möglichst zeitnah abzusprechen. Der Auftraggeber wird vom System auf diese Anfragen aufmerksam gemacht. Es handelt sich dann um einen interaktiven Prozess bei dem am Ende dokumentiert sein wird, was genau zur Beantwortung der gestellten Aufgabe recherchiert wurde, wo recherchiert wurde und vor allem welche Ergebnisse bei diesen Recherchen erzielt wurden. Das Ergebnis kann einfach an den Auftraggeber übergeben werden

Ziel ist die Wiederverwendbarkeit der Suchergebnisse

Kommen nun im Laufe der Zeit neue Anfragen auf die Patentabteilung zu, so kann zunächst in der XPAT RecDoc recherchiert werden, ob es nicht bereits verwandte, ähnliche Aufträge gab, die man als Fundament für die neuen eventuell zu erweiternden Suchen verwenden kann. Man spart dabei einen guten Teil der Arbeit und man beginnt nicht erneut ganz von vorne. Das entlastet die zur Verfügung stehenden Kapazitäten enorm und bindet auch die Entwickler in die Recherchen ein. Es entsteht eine enorme Wissensausbreitung im Betrieb.

Neben Dateien kann auch die E-Mail Korrespondenz an die Dokumentation geheftet werden

Neben den eigentlichen Recherchen wird auch die zugehörige Korrespondenz (heute meist in E-Mail Form) festgehalten und den Rechercheaufträgen zugeordnet. So ist alles ganz einfach wieder auffindbar. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, was recherchiert wurde und wie die Ergebnisse zu bestimmten Zeitpunkten waren und was genau die detaillierte Suchaufgabe und deren Hintergrund war. Die Recherche und deren Ergebnisse im Kontext zu betrachten ist für die Beurteilung der Ergebnisse sehr wichtig. Das Recherche - Aktenzeichen kann auf XPAT Dokumente übertragen werden und eine Anbindung an XPAT - Akte besteht ebenfalls.

Was genau kann in XPAT RecDoc dokumentiert werden?

• Die internen Suchen, die gute Ergebnisse lieferten.
• Die externen Suchen, egal wo gesucht worden ist.
• Die internen Trefferlisten, welche eine Momentaufnahme der Ergebnisse darstellen.
• Die Publikationsnummernlisten der Dokumente, die in der XPAT RecDoc Recherche-Akte hoch relevant sind
• Die zur Recherche gehörende E-Mail Korrespondenz

Sehr wichtig ist es, dass das zugehörige Rechercheaktenzeichen auf Dokumente der Patentdatenbank übertragen werden kann, so dass die signifikanten und wichtigen Ergebnisse zu einer Rechercheakte festgehalten werden können. Der Auftraggeber hat das Rechercheergebnis dadurch direkt und dauerhaft im Zugriff. Nun ist es ganz einfach die Ergebnisse auch noch zu einem späteren Zeitpunkt zu Verfügung zu haben und deren Fortschreibung zu verfolgen.