XPAT RecDoc (Recherche und Dokumentation)

XPAT RecDoc ist ein Zusatzmodul zum XPAT System, in dem Recherchen (Strategie, Ergebnisse) systematisch dokumentiert werden können. Mit Hilfe der Dokumentation kann bei späteren Aufträgen sehr profitiert werden.

Systematisch dokumentierte Recherchen

Das Datenbankmodul XPAT RecDoc soll die Aufgabe erfüllen in der Patentabteilung anfallende Recherche- oder Evaluierungsaufgaben systematisch zu dokumentieren. D.h. die XPAT Anwender können Rechercheaufträge in die XPAT RecDoc einstellen, die dann von einer dazu beauftragten Person abgearbeitet werden

Interaktion zwischen Rechercheur und Auftraggeber

Bei Vorliegen erster Zwischenergebnisse können diese an den Auftraggeber gesendet werden, um Klarstellungen und Präzisierung möglichst zeitnah abzusprechen. Der Auftraggeber wird vom System auf diese Anfragen aufmerksam gemacht. Es handelt sich dann um einen interaktiven Prozess bei dem am Ende dokumentiert wird, was genau zur Beantwortung der gestellten Aufgabe recherchiert wurde, wo recherchiert wurde und vor allem welche Ergebnisse bei diesen Recherchen erzielt wurden.

Ziel ist die Wiederverwendbarkeit der Suchergebnisse

Kommen nun im Laufe der Zeit neue Anfragen auf die Patentabteilung zu, so kann zunächst in der XPAT RecDoc recherchiert werden, ob es nicht bereits verwandte Aufträge gab, die man als Fundament für die neuen eventuell zu erweiternden Suchen verwenden kann. Man spart dabei einen guten Teil der Arbeit und man beginnt nicht erneut ganz von vorne.

Neben Dateien kann auch die E-Mail Korrespondenz an die Dokumentation geheftet werden

Neben den eigentlichen Recherchen wird auch die zugehörige Korrespondenz festgehalten und geordnet - jederzeit wieder auffindbar – abgelegt. Auch der E-Mail-Verkehr kann den abgelegten Recherchen zugeordnet werden. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, was recherchiert wurde und wie die Ergebnisse zu bestimmten Zeitpunkten waren. Das Recherche – Aktenzeichen kann auf XPAT Dokumente übertragen werden und eine Anbindung an XPAT – Akte besteht ebenfalls.

Was genau kann in XPAT RecDoc dokumentiert werden?

• Die internen Suchen, die gute Ergebnisse lieferten.
• Die externen Suchen, egal wo gesucht worden ist.
• Die internen Trefferlisten, welche eine Momentaufnahme der Ergebnisse darstellen.
• Die Publikationsnummernlisten der Dokumente, die in der XPAT RecDoc Recherche-Akte hoch relevant sind

Sehr wichtig ist es, dass das zugehörige Rechercheaktenzeichen auf Dokumente der Patentdatenbank übertragen werden kann, so dass die signifikanten und wichtigen Ergebnisse zu einer Rechercheakte festgehalten werden können. Der Auftraggeber hat das Rechercheergebnis dadurch direkt und dauerhaft im Zugriff.